Resposta rápida
Para encerrar um MDF-e pela chave de acesso, use um emissor de MDF-e com essa opção e informe a chave de 44 dígitos, o protocolo de autorização, a data, a UF e o município de encerramento; o evento é assinado com o certificado digital do emitente. Vale para manifestos de qualquer versão, inclusive os da 1.00. Para descobrir quais estão abertos, use a Consulta Não Encerrados do Portal Nacional do MDF-e.
O emissor gratuito da Sefaz-SP, indicado antes para esse caso, foi descontinuado em 2018. Abaixo está o caminho atual, passo a passo.
Neste artigo
Quando o MDF-e precisa ser encerrado
O MDF-e deve ser encerrado ao fim da viagem, quando a carga chega ao destino, ou quando o veículo é trocado e outro manifesto será emitido. O encerramento é um evento enviado à Sefaz que informa onde e quando o percurso terminou.
Enquanto um manifesto fica em aberto, a Sefaz bloqueia novas emissões:
- Rejeição 611: existe MDF-e não encerrado para a mesma placa, tipo de emitente e UF de descarregamento.
- Rejeição 686: existe MDF-e não encerrado há mais de 30 dias para o emitente. Nesse caso, nenhum novo manifesto é autorizado até o antigo ser encerrado.
O manifesto é emitido depois das notas da carga e acompanha o transporte com o DAMDFE.
Por que manifestos antigos ficaram em aberto
O layout do MDF-e passou da versão 1.00 para a 3.00, que está em produção desde 2017, e a versão antiga foi desativada. Muitos contribuintes trocaram de emissor nessa mudança e deixaram manifestos sem encerrar.
Até 2018, a saída mais comum era o emissor gratuito de MDF-e da Sefaz de São Paulo. Esse emissor foi descontinuado em 01/10/2018, deixou de ser atualizado e não acompanha mais as regras de validação atuais. Hoje, o encerramento de um manifesto antigo é feito pela chave de acesso, em um emissor de MDF-e que tenha essa opção. A chave funciona para o manifesto de qualquer versão, inclusive o autorizado na 1.00.
Como descobrir quais MDF-e estão em aberto
- Acesse o Portal Nacional do MDF-e.
- No menu Serviços, abra Consulta Não Encerrados.
- Use o certificado digital da empresa e informe o CNPJ do emitente. A consulta mostra os manifestos abertos das filiais com o mesmo CNPJ base do certificado.
- Anote a chave de acesso e o protocolo de autorização de cada manifesto da lista.
Se a emissão foi rejeitada com 611 ou 686, a resposta da Sefaz também informa a chave do manifesto que está bloqueando.
Dados necessários para encerrar pela chave de acesso
| Dado | Onde encontrar |
|---|---|
| Chave de acesso (44 dígitos) | Consulta Não Encerrados, DAMDFE ou XML do manifesto |
| Protocolo de autorização | Consulta Não Encerrados ou XML autorizado |
| Data do encerramento | O dia em que a viagem terminou |
| UF e município de encerramento | Onde a carga foi descarregada (código IBGE do município) |
| Certificado digital do emitente | O mesmo CNPJ que emitiu o MDF-e, válido |
O município de encerramento é o do descarregamento, que nem sempre é o destino das notas. Sem um certificado digital válido do emitente não há como assinar o evento.
Passo a passo para encerrar o MDF-e pela chave
- Abra o emissor de MDF-e e procure a opção de encerrar manifesto pela chave (em alguns sistemas, “encerrar MDF-e não cadastrado” ou “de outro sistema”).
- Informe a chave de acesso e o protocolo do manifesto em aberto.
- Preencha a data, a UF e o município de encerramento.
- Transmita o evento. O sistema assina com o certificado digital e envia à Sefaz.
- Confira o retorno: o evento registrado (código 135) confirma o encerramento.
- Emita o novo MDF-e normalmente. Repita o processo para cada manifesto que estava aberto.
Encerrar ou cancelar o MDF-e?
| Encerramento | Cancelamento | |
|---|---|---|
| Quando usar | A viagem terminou ou o veículo mudou | O manifesto foi emitido por engano |
| Prazo | Ao fim do percurso; aberto há mais de 30 dias gera a rejeição 686 | Até 24 horas após a autorização |
| Condição | Informar data, UF e município de encerramento | A viagem não pode ter começado |
Manifesto antigo, como o da versão 1.00, não pode mais ser cancelado: o caminho é o encerramento. Se o problema na emissão for o trajeto entre os estados, veja a rejeição 663 (percurso inválido); se for o certificado, a rejeição 284 (certificado revogado).
Como evitar MDF-e em aberto
- Encerre no mesmo dia da entrega, de preferência como parte da rotina de baixa da viagem.
- Use um único emissor para emitir e encerrar, assim o sistema mostra os manifestos pendentes.
- Consulte os não encerrados no portal ao trocar de sistema, de veículo ou de certificado.
- Guarde os XML autorizados, que trazem chave e protocolo.
Perguntas frequentes
Como encerrar um MDF-e pela chave de acesso?
Em um emissor de MDF-e com a opção de encerramento pela chave, informe a chave de acesso, o protocolo de autorização, a data, a UF e o município de encerramento, e transmita o evento assinado com o certificado digital do emitente.
Dá para encerrar um MDF-e autorizado na versão 1.00?
Sim. O encerramento pela chave de acesso vale para manifestos de qualquer versão, inclusive os autorizados na versão 1.00, que foi desativada.
Ainda é possível usar o emissor gratuito de MDF-e da Sefaz-SP?
Não é recomendado. O emissor gratuito foi descontinuado em 01/10/2018, não recebe mais atualizações e não acompanha as regras de validação atuais.
Como saber quais MDF-e estão em aberto?
No Portal Nacional do MDF-e, menu Serviços, opção Consulta Não Encerrados, usando o certificado digital da empresa. A consulta traz a chave e o protocolo de cada manifesto aberto.
Qual o prazo para encerrar o MDF-e?
O MDF-e deve ser encerrado ao fim da viagem. Manifesto aberto há mais de 30 dias gera a rejeição 686 e bloqueia novas emissões do emitente.
Qual município informar no encerramento?
O município onde a carga foi descarregada, pelo código IBGE, que nem sempre é o destino das notas fiscais.
Posso cancelar em vez de encerrar?
Só em até 24 horas após a autorização e se a viagem não começou. Depois disso, ou para manifestos antigos, o caminho é o encerramento.
Escreve sobre documentos fiscais eletrônicos, transporte de cargas e rotinas de faturamento a partir do dia a dia das empresas atendidas pela UmPontoDois, que há mais de três décadas desenvolve sistemas de gestão.