Resposta rápida
A nota fiscal de devolução é a NF-e que acompanha o retorno da mercadoria e anula, total ou parcialmente, a nota original. Se o cliente é empresa contribuinte, ele emite a devolução; se é consumidor, o vendedor emite uma NF-e de entrada. A nota usa finalidade 4 (devolução), CFOP de devolução, a chave da nota original e os mesmos valores e impostos, na quantidade devolvida.
Abaixo estão quem emite em cada caso, a tabela de CFOP, o passo a passo, devolução parcial e troca, a comparação com cancelamento e CC-e e os erros mais comuns.
Neste artigo
O que é a nota fiscal de devolução
A nota fiscal de devolução é a NF-e que acompanha o retorno de uma mercadoria ao vendedor e anula, total ou parcialmente, a operação da nota original. Ela repete os produtos, os valores unitários e os impostos da nota original, na quantidade devolvida, e faz referência à chave de acesso dessa nota.
Com ela, o estoque volta, o faturamento é estornado e os impostos da venda são compensados, conforme as regras do estado e do regime tributário.
Quem emite a nota de devolução
| Situação | Quem emite | Que nota |
|---|---|---|
| Cliente é empresa contribuinte (tem inscrição estadual) | O cliente que devolve | NF-e de devolução (saída do cliente), referenciando a nota de venda |
| Cliente é consumidor ou não contribuinte | O vendedor que recebe de volta | NF-e de entrada, referenciando a NF-e ou a NFC-e da venda |
| Recusa no recebimento | O vendedor (emitente da nota original) | NF-e de entrada; o destinatário registra a recusa e o motivo no DANFE |
| Sua empresa devolve ao fornecedor | Sua empresa | NF-e de devolução de compra, referenciando a nota do fornecedor |
CFOP da nota de devolução
| Operação | Dentro do estado | Fora do estado |
|---|---|---|
| Devolução de compra para industrialização | 5.201 | 6.201 |
| Devolução de compra para comercialização | 5.202 | 6.202 |
| Devolução de compra para comercialização com ICMS-ST | 5.411 | 6.411 |
| Devolução de venda de produção do estabelecimento (entrada) | 1.201 | 2.201 |
| Devolução de venda de mercadoria de terceiros (entrada) | 1.202 | 2.202 |
| Devolução de venda com ICMS-ST (entrada) | 1.411 | 2.411 |
Como emitir a nota fiscal de devolução
- Tenha em mãos a nota original (XML ou chave de acesso de 44 dígitos).
- Natureza da operação: “Devolução de mercadoria” (ou “Devolução de compra” / “Devolução de venda”).
- Finalidade da NF-e: 4 – Devolução. Com CFOP de devolução, a Sefaz exige essa finalidade.
- Referencie a nota original pela chave de acesso.
- Destinatário: quem emitiu a nota original (na nota de entrada, os dados de quem devolveu ficam como remetente).
- Produtos: mesma descrição, NCM e valor unitário da nota original, só na quantidade devolvida.
- Impostos: mesma base de cálculo e alíquota da nota original, proporcionais à quantidade (ICMS, ICMS-ST e IPI devolvido, quando houver).
- Informações complementares: número e data da nota original e o motivo da devolução.
- Transmita e envie o XML e o DANFE para a outra parte.
Devolução total, parcial e troca
- Devolução total: todos os itens e quantidades da nota original.
- Devolução parcial: só os itens ou as quantidades devolvidas; os impostos são proporcionais.
- Troca no varejo: a loja emite a NF-e de entrada da peça devolvida, referenciando a NFC-e da venda, e uma nova NFC-e para o produto entregue na troca.
Devolução, cancelamento, CC-e ou nota complementar?
| Situação | O que usar |
|---|---|
| A nota foi emitida com erro e a mercadoria ainda não saiu | Cancelamento dentro do prazo (em regra, 24 horas na NF-e). Fora do prazo, veja a rejeição 501. |
| Erro em dado que não muda imposto, valores, partes ou datas | Carta de correção (CC-e) |
| Valor ou imposto destacado a menor | NF-e complementar |
| A mercadoria voltou (toda ou parte) | Nota de devolução (ou nota de entrada, conforme quem devolve) |
Erros comuns na nota de devolução
- Finalidade errada: CFOP de devolução com finalidade 1 (normal) gera rejeição; use a finalidade 4.
- Sem nota referenciada: a devolução precisa apontar a chave da nota original.
- Valores diferentes da nota original: preço unitário ou alíquota divergente gera problema na escrituração e no crédito do imposto.
- CFOP do lado errado: quem devolve usa CFOP de saída (5 ou 6); quem recebe a devolução registra a entrada (1 ou 2).
Se a Sefaz recusar a nota, procure o código na lista de rejeições da NF-e.
Ponto de atenção
O aproveitamento do crédito de ICMS na devolução e as regras para consumidor final, Simples Nacional e substituição tributária variam de estado para estado. Antes de mudar a rotina, confirme com o contador.
Perguntas frequentes
Quem deve emitir a nota fiscal de devolução?
Se o cliente é empresa contribuinte do ICMS, ele emite a NF-e de devolução. Se é consumidor ou não contribuinte, o vendedor emite uma NF-e de entrada referenciando a nota da venda.
Qual o CFOP da nota de devolução?
Para quem devolve: 5.202 ou 6.202 (compra para comercialização), 5.201 ou 6.201 (compra para industrialização) e 5.411 ou 6.411 com ICMS-ST. Para quem recebe a devolução: 1.202 ou 2.202, 1.201 ou 2.201 e 1.411 ou 2.411.
Qual a finalidade da NF-e de devolução?
Finalidade 4 – Devolução, com a chave de acesso da nota original referenciada.
A nota de devolução precisa ter os mesmos valores da nota original?
Sim. Produtos, valores unitários, base de cálculo e alíquotas seguem a nota original, na quantidade devolvida.
Como fazer a devolução de uma compra feita por consumidor com NFC-e?
A loja emite uma NF-e de entrada referenciando a NFC-e da venda. Se for troca, emite também uma nova NFC-e para o produto entregue.
O cliente recusou a mercadoria. Preciso cancelar a nota?
Se a mercadoria já circulou, a nota não pode ser cancelada. O destinatário registra a recusa no DANFE e o emitente emite uma NF-e de entrada.
Posso usar carta de correção em vez de nota de devolução?
Não. A carta de correção não altera quantidades nem valores. Se a mercadoria voltou, é preciso nota de devolução ou de entrada.
Escreve sobre emissão de documentos fiscais e rotinas de faturamento a partir do dia a dia das empresas atendidas pela UmPontoDois, que há mais de três décadas desenvolve sistemas de gestão.