Resposta rápida
A inutilização de numeração é o pedido à Sefaz para informar que números da NF-e ou da NFC-e que nunca foram autorizados não serão usados. Em regra, deve ser feita até o 10º dia do mês seguinte à quebra de sequência, com justificativa de no mínimo 15 caracteres, e não vale para notas autorizadas, canceladas ou denegadas.
Abaixo estão quando inutilizar, o prazo, o passo a passo, as rejeições mais comuns e a diferença para cancelamento e carta de correção.
Neste artigo
O que é a inutilização de numeração
A numeração da NF-e precisa ser sequencial, por série. Quando um número é pulado e nunca chega a ser autorizado, a sequência quebra, e o fisco quer saber o que aconteceu com ele.
A inutilização é o pedido enviado à Sefaz para informar que um número ou uma faixa de números não será usada. Homologado o pedido (retorno 102), aqueles números deixam de existir para emissão.
Quando inutilizar e quando não inutilizar
| Situação | Inutilizar? |
|---|---|
| Sistema pulou números (falha, queda, configuração errada da numeração) | Sim |
| Nota rejeitada que não vai ser reenviada com o mesmo número | Sim: a rejeitada não consome o número, mas se ele ficar sem uso precisa ser inutilizado |
| Nota rejeitada que vai ser corrigida e reenviada | Não: reenvie com o mesmo número |
| Nota autorizada que precisa ser anulada | Não: é caso de cancelamento (prazo) ou de nota de devolução |
| Nota cancelada ou denegada | Não: o número já está registrado (veja nota denegada) |
Prazo para inutilizar a numeração
Em regra, o pedido de inutilização deve ser enviado até o 10º dia do mês seguinte ao da quebra de sequência. Exemplo: números pulados em março devem ser inutilizados até 10 de abril.
A contagem e as penalidades por atraso variam por estado. Se o prazo passou, envie o pedido assim que perceber a falha e confirme com o contador se há multa na sua UF.
Como inutilizar a numeração da NF-e
- Confira a sequência no sistema e identifique os números pulados, com a série e o ano.
- Consulte cada número antes: se algum foi autorizado, cancelado ou denegado, ele não pode entrar na faixa.
- Abra a opção de inutilização no sistema emissor e informe série, número inicial e número final (até 10.000 números por pedido).
- Escreva a justificativa, com 15 a 255 caracteres. Ex.: “Quebra de sequência por falha no sistema emissor”.
- Transmita. O pedido é assinado com o certificado digital da empresa.
- Confira o retorno 102 (inutilização homologada) e guarde o XML.
A inutilização não pode ser desfeita: revise a faixa antes de enviar.
Rejeições comuns na inutilização
| Código | Mensagem | Como resolver |
|---|---|---|
| 241 | Um número da faixa já foi utilizado | Tire da faixa o número já autorizado, cancelado ou denegado e envie de novo |
| 256 | Uma NF-e da faixa já está inutilizada na base de dados da Sefaz | Parte da faixa já foi inutilizada: consulte e envie só os números que faltam |
| 563 | Já existe pedido de inutilização com a mesma faixa | O pedido já foi feito antes: consulte o resultado em vez de reenviar |
Se a nota foi enviada duas vezes, o caso é de duplicidade, não de inutilização: veja a rejeição 204. Para outros códigos, consulte a lista de rejeições da NF-e.
Inutilização na NFC-e
A regra vale também para a NFC-e: números pulados no caixa precisam ser inutilizados, por série. Como cada caixa costuma ter a própria série, confira a sequência de cada uma.
Inutilização, cancelamento e carta de correção
| Documento | Quando usar |
|---|---|
| Inutilização | Número que nunca foi autorizado e não será usado |
| Cancelamento | Nota autorizada, dentro do prazo e sem circulação da mercadoria |
| Carta de correção | Nota autorizada com erro que não muda imposto, valores, partes ou datas |
Perguntas frequentes
O que é inutilização de numeração da NF-e?
É o pedido enviado à Sefaz para informar que um número ou uma faixa de números da NF-e, que nunca foram autorizados, não serão usados, justificando a quebra da sequência.
Qual o prazo para inutilizar a numeração da NF-e?
Em regra, até o 10º dia do mês seguinte ao da quebra de sequência. A contagem e as penalidades por atraso variam por estado.
Posso inutilizar uma nota autorizada?
Não. Nota autorizada só pode ser cancelada (dentro do prazo) ou anulada por nota de devolução. A inutilização vale só para números nunca autorizados.
Nota rejeitada precisa ser inutilizada?
Só se o número não for reaproveitado. A nota rejeitada não consome o número: corrija e reenvie com o mesmo número; se desistir dela, inutilize.
Quantos números posso inutilizar de uma vez?
Até 10.000 números por pedido, dentro da mesma série e do mesmo ano.
Dá para desfazer uma inutilização?
Não. Depois de homologada, a faixa não pode ser usada. Revise os números antes de enviar.
A NFC-e também precisa de inutilização?
Sim. Números de NFC-e pulados também devem ser inutilizados, por série.
Escreve sobre emissão de documentos fiscais e rotinas de faturamento a partir do dia a dia das empresas atendidas pela UmPontoDois, que há mais de três décadas desenvolve sistemas de gestão.