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O XML da NF-e é o arquivo da nota fiscal, assinado e autorizado pela Sefaz: é o documento fiscal de fato, e o DANFE é só a representação. Emitente e destinatário precisam guardá-lo pelo prazo da legislação, em regra 5 anos. O fornecedor é obrigado a enviar o XML; as notas recebidas também podem ser baixadas por um sistema com Distribuição DF-e.
Abaixo estão a diferença para o DANFE, o prazo de guarda, como baixar o XML das notas recebidas e emitidas, como guardar e conferir e os erros mais comuns.
Neste artigo
O que é o XML da NF-e
O XML é o arquivo da nota fiscal eletrônica. Ele contém todos os dados da NF-e (emitente, destinatário, itens, impostos), a assinatura digital feita com o certificado da empresa e, depois da autorização, o protocolo da Sefaz. Esse conjunto é o documento fiscal de fato.
O DANFE, impresso ou em PDF, é só a representação da nota: serve para acompanhar a mercadoria e consultar a chave de acesso, mas não substitui o XML para escrituração, fiscalização ou auditoria.
| XML | DANFE | |
|---|---|---|
| O que é | O arquivo da nota, assinado e autorizado | A representação gráfica da nota |
| Validade jurídica | Sim | Não sozinho; depende do XML |
| Para que serve | Escrituração, guarda, fiscalização, lançamento no sistema | Acompanhar a mercadoria e consultar a nota |
| Precisa guardar | Sim, pelo prazo legal | Não é obrigatório guardar o impresso |
Quem precisa guardar o XML e por quanto tempo
- Emitente e destinatário precisam guardar o XML das notas: quem vende, das notas emitidas; quem compra, das notas recebidas.
- Prazo: o da legislação tributária. Em regra, 5 anos, contados a partir do primeiro dia do ano seguinte ao da emissão. Na prática, muitas empresas guardam por mais tempo por segurança.
- Junto com os eventos: guarde também o XML de carta de correção, cancelamento e manifestação vinculados à nota.
- Arquivo original: o XML não pode ser editado. Qualquer alteração, até de um espaço, quebra a assinatura digital e o arquivo perde a validade.
O fornecedor é obrigado a enviar o XML
O emitente da NF-e deve enviar ou disponibilizar para download o arquivo XML com o protocolo de autorização ao destinatário. Normalmente o sistema emissor envia por e-mail no momento da autorização, para o endereço cadastrado do cliente.
Se você comprou e recebeu só o DANFE, peça o XML ao fornecedor: ele é necessário para lançar a compra, escriturar e conferir os impostos. Na NFC-e, o consumidor consulta a nota pelo QR Code.
Como baixar o XML das notas recebidas
| Caminho | Como funciona | Observação |
|---|---|---|
| Pedir ao fornecedor | O emitente reenvia o XML por e-mail ou link | É obrigação dele enviar |
| Sistema com Distribuição DF-e | O sistema consulta na Sefaz, pelo CNPJ da empresa, as notas emitidas contra ela | Usa o certificado digital; primeiro vem o resumo, e o XML completo é liberado após a manifestação “ciência da operação” ou “confirmação” |
| Portais das Sefaz | Alguns estados oferecem consulta ou download com certificado | Varia por estado; confirme com a Sefaz ou o contador |
Atenção: o antigo serviço de download de NF-e do portal nacional foi desativado em 2017. Hoje o caminho oficial é a Distribuição DF-e, usada pelos sistemas de gestão e pelos contadores. Depois da manifestação, o XML completo pode levar alguns minutos para ficar disponível.
A consulta precisa de certificado digital válido; se der erro, veja as rejeições de certificado.
Como conseguir o XML das notas emitidas
- No sistema emissor: o XML autorizado fica guardado no sistema que emitiu a nota, e de lá você exporta ou reenvia.
- Perdeu o arquivo? Se a nota foi autorizada, o seu sistema ou o seu fornecedor de sistema pode recuperar o XML. Por isso o backup é tão importante: sem o arquivo, você fica sem o documento fiscal de fato.
- Para o contador: envie os XML das notas emitidas e recebidas todo mês, organizados por período.
Como guardar o XML: boas práticas
- Organize por CNPJ, ano e mês, separando emitidas e recebidas.
- Mantenha o nome do arquivo pela chave de acesso (44 dígitos): facilita encontrar qualquer nota.
- Guarde o XML com o protocolo (o arquivo da nota autorizada), e não só o XML enviado.
- Faça backup em dois lugares, por exemplo na nuvem e em uma cópia local.
- Inclua os eventos (CC-e, cancelamento, manifestação) na mesma pasta da nota.
- Nunca abra e salve o XML em editor de texto: qualquer mudança invalida a assinatura.
Como conferir um XML recebido
- Consulte a chave de acesso no portal da NF-e ou no sistema: a nota precisa estar autorizada.
- Veja se não há cancelamento ou carta de correção posteriores (eventos da nota).
- Confira o destinatário: CNPJ e inscrição estadual da sua empresa.
- Compare itens, quantidades e valores com o pedido e com a mercadoria recebida. Se algo não confere, recuse ou trate a devolução.
Se a consulta não encontra a chave, a nota pode não ter sido autorizada: veja a rejeição 217.
Erros comuns com o XML
- Guardar só o DANFE (o PDF) e não o XML.
- Guardar o XML sem o protocolo de autorização.
- Editar o arquivo para “corrigir” um dado: a correção é feita por carta de correção ou cancelamento, nunca no XML.
- Não guardar os eventos de cancelamento e CC-e.
- Depender de um único computador, sem backup.
- Esquecer as notas recebidas: o destinatário também precisa guardar.
Erros na estrutura do XML no momento da emissão geram a rejeição 215 (falha no schema). O processo completo está no guia completo de NF-e.
Perguntas frequentes
O que é o XML da NF-e?
É o arquivo eletrônico da nota fiscal, com todos os dados, a assinatura digital do emitente e o protocolo de autorização da Sefaz. É o documento fiscal de fato; o DANFE é só a representação.
Por quanto tempo devo guardar o XML da nota fiscal?
Pelo prazo da legislação tributária: em regra, 5 anos contados a partir do primeiro dia do ano seguinte ao da emissão. Emitente e destinatário precisam guardar.
Como baixar o XML de uma nota que recebi?
Peça ao fornecedor, que é obrigado a enviar, ou use um sistema com Distribuição DF-e: ele consulta as notas emitidas contra o seu CNPJ e libera o XML completo após a manifestação de ciência da operação.
Dá para baixar XML no portal da NF-e?
O antigo serviço de download do portal nacional foi desativado em 2017. Hoje o caminho oficial é a Distribuição DF-e, usada pelos sistemas, além de serviços de alguns portais estaduais.
Guardar o DANFE em PDF substitui o XML?
Não. O DANFE é só a representação da nota. O documento com validade jurídica é o XML autorizado.
Posso editar o XML para corrigir um erro?
Não. Qualquer alteração quebra a assinatura digital. A correção é feita por carta de correção ou cancelamento, conforme o caso.
O fornecedor é obrigado a enviar o XML?
Sim. O emitente deve enviar ou disponibilizar para download o XML com o protocolo de autorização ao destinatário.
Escreve sobre emissão de documentos fiscais e rotinas de faturamento a partir do dia a dia das empresas atendidas pela UmPontoDois, que há mais de três décadas desenvolve sistemas de gestão.