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Para cancelar uma NF-e ou NFC-e, abra a nota autorizada no sistema emissor, informe uma justificativa de 15 a 255 caracteres e transmita o evento de cancelamento à Sefaz. O prazo é, em regra, de 24 horas para a NF-e (480 horas em São Paulo) e de 30 minutos para a NFC-e, e a mercadoria não pode ter circulado. Fora disso, use carta de correção ou nota de devolução.
Abaixo estão as condições, a tabela de prazos, o passo a passo para NF-e e NFC-e, exemplos de justificativa, o que fazer quando o prazo passou e as rejeições mais comuns.
Neste artigo
- Quando a nota fiscal pode ser cancelada
- Prazo para cancelar NF-e e NFC-e
- Como cancelar uma NF-e: passo a passo
- Como cancelar uma NFC-e no caixa
- Exemplos de justificativa de cancelamento
- Perdeu o prazo de cancelamento: o que fazer
- Cancelar, inutilizar, corrigir ou devolver?
- Rejeições comuns no cancelamento
- Perguntas frequentes
Quando a nota fiscal pode ser cancelada
Cancelar uma NF-e ou NFC-e é registrar na Sefaz um evento de cancelamento para uma nota já autorizada. A nota continua existindo, mas passa a constar como cancelada e deixa de valer para a operação. Para isso, três condições precisam ser atendidas:
- Dentro do prazo contado da autorização (tabela abaixo).
- Sem circulação da mercadoria: se a mercadoria já saiu ou foi entregue, o caminho é outro (devolução ou correção).
- Sem eventos que impeçam: por exemplo, a confirmação da operação pelo destinatário ou documentos de transporte vinculados podem fazer a Sefaz recusar o cancelamento.
Prazo para cancelar NF-e e NFC-e
| Documento | Prazo | Observação |
|---|---|---|
| NF-e (modelo 55) | Até 24 horas após a autorização | Regra geral; alguns estados aceitam prazo maior |
| NF-e em São Paulo | Até 480 horas (20 dias) | Depois disso, só por cancelamento extemporâneo |
| NFC-e (modelo 65) | Até 30 minutos após a autorização | O estado pode reduzir esse prazo |
| NFC-e por substituição | Até 168 horas (7 dias) | Só para venda que gerou duas NFC-e por causa da contingência |
Passou do prazo? A Sefaz devolve a rejeição 501 (pedido de cancelamento intempestivo) ou a rejeição 220. Veja logo abaixo o que fazer.
Como cancelar uma NF-e: passo a passo
- Confira se a nota pode ser cancelada: prazo, mercadoria parada e nenhum evento que impeça.
- Abra a nota autorizada no sistema emissor e escolha a opção de cancelamento.
- Escreva a justificativa, com 15 a 255 caracteres. Ex.: “Nota emitida com erro no cadastro do cliente; operação não realizada”.
- Transmita o evento. O sistema envia a chave de acesso, o protocolo de autorização e a justificativa, assinados com o certificado digital da empresa.
- Confira o retorno: “evento registrado” (código 135) confirma o cancelamento.
- Guarde o XML do evento junto com o XML da nota e avise o destinatário.
- Ajuste estoque e financeiro (produtos de volta ao estoque, conta a receber estornada), se o sistema não fizer isso sozinho.
Como cancelar uma NFC-e no caixa
- Cancele logo: o prazo é de 30 minutos (ou menos, conforme o estado).
- No sistema de frente de caixa, localize a venda e escolha cancelar a NFC-e.
- Informe a justificativa (mínimo de 15 caracteres) e transmita.
- Recolha o DANFE NFC-e entregue ao cliente, quando houver, e refaça a venda correta.
Venda duplicada por contingência: se a venda gerou uma NFC-e normal (que ficou sem resposta) e outra em contingência, use o cancelamento por substituição, que aceita até 168 horas e exige informar a chave da nota que substitui a cancelada.
Exemplos de justificativa de cancelamento
| Situação | Justificativa (mínimo de 15 caracteres) |
|---|---|
| Cliente desistiu antes da saída | Cliente desistiu da compra antes da saída da mercadoria |
| Nota emitida em duplicidade | Nota emitida em duplicidade para a mesma venda |
| Dados errados que a CC-e não corrige | Erro no valor/quantidade; nota será emitida novamente |
| Destinatário errado | Nota emitida para destinatário incorreto; operação não realizada |
Perdeu o prazo de cancelamento: o que fazer
| Situação | Caminho |
|---|---|
| Erro em dado que não muda imposto, valores, partes ou datas | Carta de correção (CC-e) |
| A mercadoria voltou ou não foi entregue | Nota de devolução ou NF-e de entrada |
| Valor ou imposto destacado a menor | NF-e complementar |
| NF-e em São Paulo depois de 480 horas | Cancelamento extemporâneo (veja a rejeição 501) |
| Outros estados | Alguns aceitam pedido de cancelamento extemporâneo pela Sefaz; confirme com o contador |
Cancelar, inutilizar, corrigir ou devolver?
| Documento | Quando usar |
|---|---|
| Cancelamento | Nota autorizada, dentro do prazo e sem circulação da mercadoria |
| Inutilização | Número que nunca foi autorizado e não será usado |
| Carta de correção | Erro que não muda imposto, valores, partes ou datas |
| Nota de devolução | A mercadoria circulou e voltou, toda ou em parte |
Rejeições comuns no cancelamento
| Código | O que indica |
|---|---|
| 501 | Pedido de cancelamento fora do prazo (intempestivo) |
| 220 | Prazo de cancelamento superior ao previsto na legislação |
| 218 | A nota já está cancelada na Sefaz |
| 217 | A nota não consta na base da Sefaz (chave errada ou nota não autorizada) |
Erros de certificado digital também impedem o envio do evento: veja as rejeições de certificado. Se a nota tinha MDF-e, lembre de encerrar ou cancelar o manifesto. Para outros códigos, consulte a lista de rejeições da NF-e.
Perguntas frequentes
Qual o prazo para cancelar uma NF-e?
Em regra, até 24 horas após a autorização, desde que a mercadoria não tenha circulado. Em São Paulo, até 480 horas (20 dias). Confira a regra do seu estado.
Qual o prazo para cancelar uma NFC-e?
Até 30 minutos após a autorização, e o estado pode reduzir esse prazo. Para venda duplicada por contingência, existe o cancelamento por substituição, em até 168 horas.
Como cancelar uma nota fiscal eletrônica?
No sistema emissor, abra a nota autorizada, escolha cancelar, informe a justificativa (15 a 255 caracteres) e transmita o evento assinado com o certificado digital. O retorno “evento registrado” confirma o cancelamento.
Posso cancelar uma nota depois que a mercadoria saiu?
Não. Se a mercadoria circulou, o caminho é a carta de correção (para erros que ela permite) ou a nota de devolução.
O que escrever na justificativa do cancelamento?
Um texto objetivo com o motivo, com no mínimo 15 caracteres. Ex.: “Cliente desistiu da compra antes da saída da mercadoria”.
Cancelar a nota libera o número para usar de novo?
Não. A nota cancelada continua registrada com aquele número. A próxima nota segue a sequência normal.
Qual a diferença entre cancelar e inutilizar?
Cancela-se uma nota que foi autorizada. Inutiliza-se um número que nunca foi autorizado e que não será usado.
Escreve sobre emissão de documentos fiscais e rotinas de faturamento a partir do dia a dia das empresas atendidas pela UmPontoDois, que há mais de três décadas desenvolve sistemas de gestão.