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A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica, modelo 55) é o arquivo XML, assinado com o certificado digital da empresa e autorizado pela Sefaz, que registra a venda e a circulação de mercadorias. Para emitir, a empresa precisa de inscrição estadual ativa, certificado digital, regime tributário definido, cadastro fiscal dos produtos (NCM, CFOP, CST) e um sistema emissor. Erros são resolvidos com carta de correção, cancelamento, devolução ou nota complementar, conforme o caso.
Este guia segue o ciclo da nota, do que é preciso antes de emitir até a correção e o cancelamento, e leva ao guia detalhado de cada etapa.
Neste artigo
O que é NF-e
A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica, modelo 55) é o documento fiscal digital que registra a circulação de mercadorias e operações sujeitas ao ICMS e ao IPI. Ela existe só como arquivo XML, assinado com o certificado digital da empresa e autorizado pela Sefaz antes de a mercadoria sair. A partir da autorização, tem validade jurídica.
O DANFE (Documento Auxiliar da NF-e) é a representação impressa ou em PDF da nota: acompanha a mercadoria e traz a chave de acesso de 44 dígitos para consulta, mas não substitui o XML.
| Documento | Para que serve | Quem emite |
|---|---|---|
| NF-e (modelo 55) | Venda e circulação de mercadorias, em geral entre empresas | Indústria, atacado, comércio, produtor rural |
| NFC-e (modelo 65) | Venda presencial ao consumidor final no varejo | Lojas, no caixa |
| NFS-e | Prestação de serviços (ISS) | Prestadores de serviço, no município ou no padrão nacional |
| CT-e | Prestação de serviço de transporte de cargas | Transportadoras |
| MDF-e | Manifesto que reúne as notas de uma viagem | Transportadora ou quem transporta a própria mercadoria |
Quem precisa emitir NF-e
- Contribuintes do ICMS e do IPI que vendem ou transferem mercadorias: indústrias, distribuidoras, atacadistas e comércio que vende para empresas.
- Produtor rural, conforme o calendário e as regras do estado: veja a NF-e para produtor rural.
- MEI: pode emitir NF-e (com o código de regime 4) e, em regra, precisa emitir nas vendas para pessoa jurídica.
- No varejo, a venda ao consumidor final é feita com a NFC-e.
Antes de emitir: checklist
| Item | O que conferir | Guia |
|---|---|---|
| 1. Inscrição estadual e credenciamento | IE ativa e empresa credenciada para emitir NF-e na Sefaz | Consultar IE no Sintegra · rejeição 230 · rejeição 245 |
| 2. Certificado digital | e-CNPJ A1 ou A3 válido, da própria empresa | Rejeições de certificado · certificado vencido |
| 3. Regime tributário (CRT) | Simples, Simples com excesso de sublimite, regime normal ou MEI | Consultar regime · rejeição 481 |
| 4. Cadastro de produtos | NCM, GTIN (código de barras), CEST e unidade | NCM · GTIN |
| 5. Tributação | CFOP de cada operação e CST ou CSOSN de cada produto, definidos com o contador | CFOP · CST e CSOSN |
| 6. Sistema emissor, série e numeração | Sistema homologado, série definida e numeração sem saltos | Inutilização de numeração |
Sem certificado digital válido não é possível emitir. A UmPontoDois emite o certificado digital A1 em até 24 horas, com validação por videoconferência.
Como emitir uma NF-e: passo a passo
- Escolha a natureza da operação (venda, devolução, remessa, transferência), que define o CFOP.
- Informe o destinatário: CNPJ ou CPF, inscrição estadual (se contribuinte) e endereço.
- Inclua os itens: produto, NCM, quantidade, valor e a tributação (CST ou CSOSN, alíquotas).
- Preencha transporte, pagamento e informações complementares.
- Transmita à Sefaz. O sistema gera o XML, assina com o certificado e envia.
- Confira o retorno: “100 – Autorizado o uso da NF-e” significa nota válida. Qualquer outro código é rejeição (veja abaixo).
- Imprima o DANFE para acompanhar a mercadoria e envie o XML ao cliente.
Depois de emitir
- Envie o XML ao destinatário: é ele, e não o DANFE, que vale para a escrituração do cliente.
- Guarde os XML das notas emitidas e recebidas pelo prazo da legislação tributária (em regra, 5 anos), em local seguro e com cópia: veja como baixar e guardar o XML da NF-e.
- Acompanhe a manifestação do destinatário: o cliente pode registrar ciência, confirmação, desconhecimento ou operação não realizada. Depois da confirmação, a nota não pode mais ser cancelada.
- Feche a rotina: estoque baixado, conta a receber lançada, MDF-e emitido quando houver transporte próprio entre estados.
Errou na nota? Qual caminho seguir
| Situação | O que fazer | Guia |
|---|---|---|
| Erro em dado que não muda imposto, valores, partes ou datas | Carta de correção (até 720 horas) | Carta de correção (CC-e) |
| Nota errada, mercadoria ainda não saiu, dentro do prazo | Cancelamento (24 horas na NF-e; 480 em SP; 30 minutos na NFC-e) | Como cancelar NF-e e NFC-e |
| Prazo de cancelamento vencido | Correção, devolução ou cancelamento extemporâneo, conforme o caso | Rejeição 501 |
| A mercadoria voltou, total ou parcialmente | Nota de devolução (ou NF-e de entrada) | Nota fiscal de devolução |
| Valor ou imposto destacado a menor | NF-e complementar referenciando a original | Nota fiscal complementar |
| Número pulado que nunca foi autorizado | Inutilização (até o 10º dia do mês seguinte) | Inutilização de numeração |
Quando a Sefaz recusa a nota
Se o retorno não for 100, a nota foi rejeitada: nada foi registrado e o mesmo número pode ser usado depois de corrigir. As causas mais comuns são cadastro, certificado, tributação e falhas no XML.
- Lista de rejeições da NF-e: todos os códigos com guia de solução.
- Rejeições de certificado digital: vencido, revogado, cadeia, outra empresa.
- Rejeição 204 (duplicidade) e rejeição 215 (falha no schema XML), entre as mais frequentes.
- Nota denegada: desde 16/09/2024, irregularidade cadastral do emitente ou do destinatário gera rejeição (como a 302), e não mais denegação.
Transporte da mercadoria: MDF-e
Quando a empresa transporta a própria mercadoria entre estados, ou é transportadora, as notas da viagem são reunidas no MDF-e, que acompanha a carga pelo DAMDFE. Ao fim da viagem, o manifesto precisa ser encerrado. Percurso entre estados informado errado gera a rejeição 663.
NF-e e a reforma tributária
Com a reforma, a NF-e e a NFC-e ganharam campos para a CBS, o IBS e o Imposto Seletivo em cada item (CST próprio, classificação tributária e valores). CFOP, NCM e CST do ICMS continuam durante a transição. Veja o cronograma e o que muda na reforma tributária na nota fiscal.
Glossário da NF-e
| Termo | O que é |
|---|---|
| Chave de acesso | Número de 44 dígitos que identifica a nota e permite consultá-la |
| Protocolo de autorização | Número que a Sefaz devolve ao autorizar a nota |
| XML | O arquivo da nota; é o documento fiscal de fato |
| DANFE | Representação impressa ou em PDF da NF-e |
| Série | Agrupamento da numeração das notas (ex.: série 1) |
| Evento | Registro posterior vinculado à nota: carta de correção, cancelamento, manifestação |
| CFOP | Código da operação (venda, devolução, remessa) |
| CST / CSOSN | Código de como o ICMS incide no item |
| NCM | Classificação da mercadoria em 8 dígitos |
| CEST | Código do produto dentro da substituição tributária |
| GTIN | Código de barras do produto |
| CRT | Código do regime tributário do emitente (1, 2, 3 ou 4) |
Perguntas frequentes
O que é NF-e?
É a Nota Fiscal Eletrônica (modelo 55): um arquivo XML assinado com o certificado digital da empresa e autorizado pela Sefaz, que registra a venda ou a circulação de mercadorias.
Qual a diferença entre NF-e e NFC-e?
A NF-e (modelo 55) é usada principalmente em vendas entre empresas e no transporte de mercadorias. A NFC-e (modelo 65) é usada na venda presencial ao consumidor final, no varejo.
O que é preciso para emitir NF-e?
Inscrição estadual ativa e credenciamento na Sefaz, certificado digital válido, regime tributário definido, cadastro fiscal dos produtos (NCM, CFOP, CST) e um sistema emissor.
O que é DANFE?
É o Documento Auxiliar da NF-e: a representação impressa ou em PDF da nota, que acompanha a mercadoria e traz a chave de acesso. O documento válido é o XML.
Como saber se a NF-e foi autorizada?
O retorno da Sefaz deve ser “100 – Autorizado o uso da NF-e”. A nota também pode ser consultada pela chave de acesso no portal da NF-e.
Por quanto tempo guardar o XML da NF-e?
Pelo prazo da legislação tributária, em regra 5 anos, tanto das notas emitidas quanto das recebidas.
Como corrigir uma NF-e com erro?
Depende do erro: carta de correção para dados que não mudam imposto, valores, partes ou datas; cancelamento dentro do prazo; nota de devolução ou complementar nos demais casos.
MEI precisa emitir NF-e?
Em regra, o MEI precisa emitir nota nas vendas para pessoa jurídica e pode emitir NF-e com o código de regime 4. Confirme as regras do seu estado com o contador.
Escreve sobre emissão de documentos fiscais e rotinas de faturamento a partir do dia a dia das empresas atendidas pela UmPontoDois, que há mais de três décadas desenvolve sistemas de gestão.